Все документы, свидетельствующие о тех или иных операциях, проходящих через кассу компании должны регистрироваться в специальном журнале учета приходных и расходных кассовых документов – это одна из основных норм кассовой дисциплины.
ФАЙЛЫ
Роль журнала
Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).
Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».
Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться наличных денежных средств).
Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале
В журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов должны быть:
- все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
- информация о , сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
- заявления на получение денежных средств и т.п.
Можно ли обходиться без журнала регистрации
По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).
Кто должен вести журнал
Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.
Как часто надо менять журнал
Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.
Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.
Можно ли допускать в журнале ошибки
Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.
Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов
На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:
- наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
- код организации по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
- год или иной период, за который он ведется;
- персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.
Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:
- дата,
- номер (по внутреннему документообороту компании),
- сумма, которая по нему проходит,
- примечание.
Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.
Правила оформления журнала
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.
В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.
Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Новая форма "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88.
Подробнее о применении формы КО-3:
- Порядок учета и ведения кассовых операций в ЧОП
... »; - КО-2 «Расходный кассовый ордер»; - КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных... и расходных кассовых документов (форма КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма КО-3). В тех случаях, когда на... приходных и расходных кассовых документов (КО-3) применяется для регистрации бухгалтерией приходных...
- Кассовые операции. Общие положения
- Режимы налогообложения доходов индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
- Документация по учету кассовых операций
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). В тех случаях, когда на... правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров...
- Ограничения для ПБОЮЛ. Стоит ли бить тревогу?
2 «Расходный кассовый ордер»; ̶ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Кассовые операции индивидуальных предпринимателей
И расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему... и расходных кассовых документов (форма №КО-3). Если на прилагаемых к расходным... и иных) в журнале (форма №КО-3) производится до передачи их в...
- Некоторые обязанности плательщиков ЕНВД
... »; №КО-2 «Расходный кассовый ордер»; №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
-
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Некоторые обязанности налогоплательщиков ЕНВД
... », №КО-2 «Расходный кассовый ордер», №КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных...
- Выдача валюты на командировки
Расходных кассовых документов по форме № КО-3. И в-третьих, отразить операцию...
Налоговики в рамках проверки соблюдения кассовой дисциплины истребовали у нашей компании журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов по форме № КО-3. Но мы не ведем такой журнал. Вправе ли ИФНС в связи с отсутствием журнала оштрафовать нас за нарушение кассовой дисциплины?
Нет, налоговики не имеют права оштрафовать вашу компанию за нарушение кассовой дисциплины.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов поименован в перечне документов, которые налоговики вправе истребовать в рамках проверки полноты учета наличной выручки (подп. «ж» п. 29 Административного регламента исполнения Федеральной налоговой службой государственной функции по осуществлению контроля и надзора за полнотой учета выручки денежных средств в организациях и у индивидуальных предпринимателей, утвержденного приказом Минфина России от 17.10.2011 № 133н , далее — Регламент). Унифицированная форма этого журнала (№ КО-3) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» и продолжает действовать в настоящее время.
Несмотря на это, организации и индивидуальные предприниматели не должны оформлять этот документ. Объясним, почему.
Обязанность по ведению журнала существовала до 2012 г. Так, в п. 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22.09.1993 № 40, указывалось, что ПКО, РКО или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Но этот нормативный акт утратил силу с 1 января 2012 г. (указание Банка России от 13.12.2011 № 2750-У). С этой даты действует Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П). А в данном документе нет требования о ведении журнала. Записи по каждому ПКО и РКО требуется делать только в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
Более того, даже если бы журнал регистрации ПКО и РКО и упоминался в Положении № 373-П , штраф за нарушение кассовой дисциплины все равно был бы неправомерен. Административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций установлена в ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ. Это штраф, который для компании составляет 40 000-50 000 руб., а для ее должностного лица - 4000-5000 руб. Но в этой норме приведен закрытый перечень наказуемых нарушений:
Осуществление расчетов наличными сверх установленных размеров;
Неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
Несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
Накопление в кассе наличных сверх установленных лимитов.
Как видите, в этот список не входит отсутствие журнала регистрации кассовых документов.
Ведение бухучета на фирмах, предприятиях, торговых точках осуществляется с оформлением документации различной направленности и характера – платежных ведомостей, счетов по оплате, зарплатных ведомостей, расходных и приходных кассовых ордеров.
Оформление такой документации согласно существующему порядку требует занесения их в особую форму учета – журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Данная процедура значительно упрощает контроль документооборота компании, кроме того позволяет вычислять конечный сальдо за любой необходимый период.
Журнал регистрации таких документов имеет унифицированную форму, которая ранее являлась обязательной для всех видов собственности и ее соблюдение строго контролировалось.
Такая принятая форма имеет кодировку №КО-3 (ОКУД 031003) и была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №88 .
Даже в том случае, если принятая внутренними порядками форма журнала учета будет несколько отличаться от общепринятой, в основном состоять она будет из двух частей :
- Первая часть (отображается в левой части) . В ней отражаются основная информация и характеристика кассовых ордеров, по которым осуществился приход – постановка на учет денежных средств;
- Вторая часть (отражается справа) . В ней фиксируют сведения о кассовых ордерах, отвечающих за расход и снятие с учета денежных средств с баланса фирмы или организации.
Все подобные документы заносятся в журнал учета в соответствии с присвоенными порядковыми номерами, датами оформления, суммами, которые проводятся по учету, а также с примечаниями, которые отражают тип и суть производимых на основании их операций.
Касаемо собственной формы такого журнала, которую каждое предприятие или организация может разработать самостоятельно, можно отметить:
- Законодательством установлена возможность разработки собственной формы учета приходных и расходных кассовых ордеров. Конкретно, на допустимость такого действия указывает часть 5 статьи 10 ФЗ «О бухгалтерском учете».
- К разработке собственной формы допускаются не все должности, которые имеют доступ к ПКО и РКО фирмы – право на ее составление имеют главный бухгалтер организации либо лицо, которое отдельным приказом или должностными обязанностями уполномочено вести бухучет.
- Утверждать вид собственного журнала имеет право исключительно руководитель предприятия.
- Составление собственной формы журнала учета ПКО и РКО имеет смысл только в том случае, если конкретной организации необходимо отражать более подробные детали и характеристики производимых операций, чем предполагает типовая форма. В остальных случаях наиболее оптимальным решением будет все-таки использование общепринятой формы.
Отдельно стоит отметить, что при желании допускается ведение книги регистрации кассовых документов в электронном виде. Однако, такой вариант допускается только в том случае, если организация выполнила необходимое оформление электронной подписи, положенное в таких случаях.
В форму журнала регистрации документов вносятся как основные бумаги предприятия, так и другие, дополнительные, которые также отражают списание или постановку на учет денежных средств:
Особенности составления
Журнал регистрации имеет такие особенности своего оформления и составления:
- Заведение подобного способа учета осуществляется на промежуток времени, определенный внутренними порядками или уставом организации.
- Все страницы документа обязательно нумеруются, прошиваются и на бумажной пломбе, которая клеится на прошивочную нитку, ставится печать организации. Также отдельным порядком может быть предусмотрено наличие на ней подписей руководителей структурных подразделений (начальника отдела, управляющего, старшего по званию).
- В том случае, если заполнение документа осуществляется вручную, то допускается использовать для этого шариковую ручку или чернил синего цвета.
- Титульный лист журнала должен содержать в себе такую информацию: название документа, наименование учреждения или структурного подразделения организации, учет документации которой ведется в данном журнале, дата начала занесения сведений и дата окончания при его закрытии, фамилия, имя и отчество, а также должность сотрудника, который ответственен за ведение журнала.
- Основная часть документа содержит в себе одинаковые листы, состоящие из основной таблицы. Таблица содержит в себе информацию, касающуюся реквизитов и основных показателей расходных и приходных кассовых ордеров.
Информация о них заносится в определенные строчки и столбики журнала и состоит из таких пунктов:
- Дата составление ПКО. Отдельно стоит отметить, что само составление и проведение должны совпадать с фактическим временем оприходования средств.
- Номер ведомости, который носит индивидуальный характер и присваивается обычно по порядковой нумерации подобных документов компании.
- Величина денежных средств, которая зафиксирована в ПКО и была внесена в кассу предприятия или фирмы.
- Часть, отведенная под примечания, в которой отражаются особенности, сопровождающие составление документа – указание лица, от которого была получена определенная сумма средств, другая причина, по которой происходит их оприходование, источник, из которого пришли средства, другие данные.
- Дата, на которую был составлен РКО. При его занесении ответственное лицо обязательно должно учитывать факт, что непроведенные операции не могут отражаться в таком журнале. Некоторые материально ответственные лица практикуют оформление таких документов «наперед», но такие действия чреваты необходимостью возврата денег назад, если они не были использованы. Занесение же РКО в журнал потом придется устранять, а такое действие категорически запрещается.
- Номер документа по внутренней порядковой нумерации расходных документов. Зачастую каждый новый календарный год обнуляется расчет таких ордеров, и нумерация начинается с первого.
- Сумма, которая была выдана из кассы на определенные нужды. Это может быть произведение оплаты поставщикам, другие расходы. Не допускается никаких округлений – величина, указанная в РКО должна в точности совпадать с цифрой, которая будет фиксироваться в журнале.
- Отдельные комментарии, которые сопровождают расходный документ и указывают причину, по которой он создан, кому выданы средства и, возможно, характер их использования.
При заполнении журнала обязательно нужно учитывать требование соблюдения сквозной нумерации документов по приходу и расходу средств.
К примеру, если указан РКО за номером 48, то следующим за ним должен обязательно идти 49. Таким образом осуществляется дополнительный контроль за правильностью ведения бухгалтерского учета и составления документов, подтверждающих движение средств фирмы.
При заполнении не допускается совершение любых ошибочных действий . Естественно, если заполнение журнала не производится автоматически при помощи учетной программы, то, в связи с человеческим фактором могут возникать ситуации ошибочного внесения данных.
Что же делать в таком случае? Если ответственное за заполнение лицо замечает ошибку, ее необходимо сразу исправить и поставить дату уточнения, а также свою подпись. В некоторых организациях требуется также отразить слово «исправлено».
Применение
Применение книги регистрации кассовых документов производится в следующих целях :
- Необходимость отдельной фиксации документооборота для усиления контроля и ведения учета.
- Усиление мер безопасности в организации. Данное обстоятельство связано с подделкой документов для незаконного получения денежных средств обманным путем. В таком случае любой ордер или ведомость, не внесенные в журнал регистрации или с задвоенными номерами, не смогут стать основанием для выдачи денежных средств.
- Возможность осуществления дополнительной сверки зарегистрированных операций в журнале со всеми проведенными документами по учету и выявление ошибок, если они будут.
- Регулирование финансовых операций организации со стороны контролирующих органов РФ.
- Осуществление контроля за соблюдением требований по лимиту кассы – предельному значению денежных средств, которое может находиться на конечный период в кассе организации.
Оконченный журнал (заполненный полностью) подлежит хранению в архиве организации в течение срока, установленного для подобного вида документов – пять лет . В случае необходимости проверки контролирующие органы имеют право изъять его для ознакомления с движением денежных средств фирмы, выявлением неточностей и определения законности операций.
В том случае, если в учете движения денег были замечены любые нарушения по ведению кассовой дисциплины, ответственным лицам это может грозить наложением штрафа в размере от 4 тыс. рублей для МОЛ и до 50 тыс. рублей для фирм и организаций.
Заполнение ПКО и РКО представлено в данном видео.